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Retraite annuelle du conseil d'administration des 3 et 4 juin 2009

Publié le 4 juin 2009 par l'Association

Gouvernance de l’A.P.E.S.

Un groupe de travail formé de membres du conseil d’administration (CA) avait pour mandat de préparer les discussions de la retraite annuelle. Les recommandations inscrites au rapport final de l’Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques (IGOPP) ont guidé les membres du groupe de travail dans la priorisation des activités et la détermination de l’échéancier et du budget associé.

Les membres du groupe de travail ont priorisé certains éléments pour lesquels ils croient que l’A.P.E.S. aura besoin du soutien de l’IGOPP. Les membres du CA ont convenu que le groupe de travail sur la gouvernance poursuive ses activités jusqu’au mois d’octobre prochain, moment où le comité « officiel » sur la gouvernance sera constitué.

Un échéancier d’un peu moins d’un an a été adopté, accompagné d’un budget de l’ordre de 25 000 $. Parmi les éléments de structure discutés, la composition du CA a été revue et le principe d’élection des administrateurs par région est remis en question. En effet, il apparaît de plus en plus évident qu’une représentation des membres par type d’établissement (CSSS, CHA, CHU, etc.) serait plus appropriée et permettrait possiblement de mieux tenir compte de la proportion de membres œuvrant au sein de chacun de ces types d’établissements. Évidemment, la dimension régionale devra aussi obligatoirement faire partie de la représentation des membres au CA et des règles seront prévues pour s’en assurer.

Par ailleurs, il est envisagé de permettre à des administrateurs externes, dont le nombre reste à définir, d’agir à titre d’administrateur au CA de l’A.P.E.S. Des expertises plus pointues pourraient alors être recherchées et ces individus pourraient apporter leur contribution dans les grands débats sur les orientations de l’Association.

Comme vous le constatez sûrement, la révision se fait donc en profondeur, tant au plan du CA que du fonctionnement des comités et du lien à faire avec la permanence de l’A.P.E.S. Le principal objectif visé est de créer une structure viable qui permette un fonctionnement continu sans égard aux individus en place. Il s’agit d’assurer une relève mais aussi une pérennité à notre association qui fêtera ses 50 ans en 2011!

Les membres du CA ont finalement convenu d’informer les membres de l’A.P.E.S. régulièrement des changements apportés à la gouvernance et des raisons de ces changements. Une « tournée du président » sera d’ailleurs organisée à l’automne prochain pour rencontrer les membres et discuter de divers dossiers qui les touchent, dont notamment la révision de la gouvernance.

Comité de négociation

Le comité de négociation est l’un des comités qui subira une restructuration importante au cours de l’automne prochain. En effet, les membres nous ont dit clairement qu’ils souhaitent que l’A.P.E.S. priorise le dossier de négociation sur tous les plans, tant en termes de ressources humaines que financières. Ainsi, des modifications de fond seront apportées et un lien plus étroit se formalisera entre le comité de négociation et le CA.

Des décisions plus précises seront prises en automne alors que le CA se réunira une journée complète pour discuter des comités et des groupes de travail au sein de la nouvelle structure de gouvernance de l’A.P.E.S.

Planification stratégique

Cet élément est en lien avec la révision de la gouvernance qui prévoit la mise sur pied d’un comité de planification stratégique.

Les membres ont passé en revue les éléments prévus dans le document de planification stratégique 2005-2007. Il a été convenu de mettre ce dossier en veilleuse jusqu’à la conclusion de l’exercice de révision de la gouvernance actuellement en cours. Rapidement par la suite, l’élaboration d’un nouveau plan stratégique pour l’A.P.E.S. sera prévue.

Plan d’amélioration des services aux membres

Le plan d’amélioration des services aux membres a été élaboré à la suite du sondage sur la satisfaction des membres, effectué en 2006. Les membres du CA ont revu les éléments du plan d’action et l’échéancier, et convenu de valider auprès des membres que le plan d’action répond bien aux besoins exprimés dans le sondage. Un bref sondage sous forme de « Survey Monkey » pourrait donc être éventuellement acheminé aux membres à cet effet.

Plusieurs éléments du plan d’action sont complétés. Les membres ont convenu que l’élément le plus important à mettre en place demeure la mise en ligne du nouveau site Web de l’A.P.E.S.

Plan d’action du Pharmactuel

Mmes Julie Méthot et Louise Mallet, respectivement rédactrice en chef et rédactrice adjointe du Pharmactuel, ont présenté le suivi du plan d’indexation Med-line de la revue.

Deux chroniques sont maintenant révisées par les pairs. Pour arriver à l’indexation en 2011, quatre chroniques seront révisées par les pairs à compter de 2010, soit Recherche, Évaluation critique de la documentation scientifique, Pharmacothérapie et Cas clinique en direct de l’unité. Le processus de révision par les pairs fait une différence importante dans la qualité des articles de la revue. Les auteurs ont d’ailleurs émis des commentaires à cet effet et apprécient la révision scientifique de leur article.

Par ailleurs, des lettres ont été acheminées aux doyens des facultés de pharmacie, aux professeurs de clinique, aux responsables de la maîtrise, et aux chefs de département des milieux universitaires pour encourager la publication obligatoire durant la formation universitaire, et ainsi créer une culture d’écriture. Un signet a également été élaboré et sera distribué dans différents congrès de la francophonie.

Cet ambitieux projet d’indexation du Pharmactuel obtient l’appui indéfectible des membres du CA qui désirent que ce projet voit le jour. Le CA remercie sincèrement Mmes Méthot et Mallet pour leur importante contribution et offre son soutien pour la réalisation de ce projet.

Comités et groupes de travail de l’A.P.E.S. : mandats et composition, rapports annuels, objectifs et recommandations au CA; délégués du CA

Les membres du CA ont revu les rapports annuels des comités et des groupes de travail, plus spécifiquement les objectifs annuels et les recommandations au CA, afin d’effectuer les suivis nécessaires.

Comité du congrès

Le congrès annuel 2009 de l’Association a été un succès. Les membres et les commanditaires ont apprécié l’événement. La nouvelle formule pour la soirée de remise des prix d’excellence a également été très appréciée. Les membres du CA ont convenu de remercier officiellement M. Visal Uon, président du comité, pour son engagement à la présidence de ce congrès, et ce, depuis de nombreuses années.

Comité de coordination des RIP

Ce comité est maintenant sous la responsabilité de la permanence de l’A.P.E.S. Les membres des RIP apprécient beaucoup l’application de la Politique de fonctionnement des RIP, ainsi que de bénéficier d’un budget pour la tenue des réunions.

Par ailleurs, le RIP en soins intensifs a été dissous. Ce RIP ne se réunissait plus depuis plusieurs mois et personne ne souhaitait le réactiver.

RIP (rapports annuels, objectifs et recommandations au CA)

Les membres du CA ont revu les rapports annuels des RIP, plus particulièrement les recommandations au CA. Les suivis nécessaires seront faits.

Plan directeur pour la pharmacie

Le conseil d'administration de l’A.P.E.S. s’est engagé à soutenir l’initiative du Plan directeur pour la pharmacie (Blueprint for Pharmacy) auprès de l’Association des pharmaciens du Canada (APhC).

La prochaine étape est le Plan de mise en œuvre du Plan directeur pour la pharmacie. Ce plan explique les activités nécessaires pour réaliser la Vision de la pharmacie. Pour ce faire, l’APhC demande aux organisations qui se sont engagées à soutenir le Plan directeur de répondre à un questionnaire pour déterminer le degré d’engagement qu’elles voudraient assumer. L’A.P.E.S. offrira son soutien à l’APhC.