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Réunion du conseil d'administration du 11 décembre 2015

Publié le 15 janvier 2016 par l'Association

Rapport du président

Le président présente les activités auxquelles il a participé en compagnie de la directrice générale :

  • Le 4 novembre a eu lieu le Colloque étudiant sur l’avenir de la pharmacie, à Montréal. Ce fut l’occasion de rencontrer notamment les représentants de l’Association professionnelle des pharmaciens salariés du Québec (APPSQ), mais également l’occasion de discuter avec la doyenne de la Faculté de pharmacie de l’Université de Montréal, Mme Lyne Lalonde.
  • Le 5 novembre : Soirée de remise des Prix Profession Santé, au Musée des Beaux-Arts de Montréal;
  • Les 19 et 20 novembre à eu lieu la Tournée du président en Abitibi-Témiscamingue. Les trois-quarts des membres du CISSS étaient présents à la rencontre organisée à Amos en soirée. Cette rencontre a permis de constater une belle cohésion des membres de cette région.
  • Le 9 décembre a eu lieu une rencontre à l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec avec la présidente, L. Tremblay et G. Ménard, directrice-conseil à la Direction des affaires externes. L’un des objectifs de l’A.P.E.S. était de présenter le projet pharmaciens-infirmières mis de l’avant en collaboration avec la Fédération interprofessionnelle de la santé du Québec (FIQ). Parmi les autres sujets traités par l’A.P.E.S., il y avait celui concernant le programme OLO, programme d’aide alimentaire aux femmes enceintes à faible revenu. À la suite de la directive du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) publiée à l’automne, le rôle du pharmacien d’établissement de santé dans ce programme est plus ou moins celui de courroie de transmission. L’A.P.E.S. est d’avis que des démarches doivent être effectuées pour que ce programme ne relève plus des pharmaciens d’établissements de santé, mais bien des pharmaciens de pratique privée.

Le président a également rencontré le Dr Charles Bernard, président du Collège des médecins et a participé au Congrès de l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires, à Montréal.

Par ailleurs, le président a accordé les entrevues suivantes à différents médias :

  • 19 novembre : Entrevue télévision (TVA-Rouyn-Noranda), concernant la pénurie de pharmaciens d’établissements de santé et leur rôle;
  • 19 novembre : Entrevue avec Le Citoyen, concernant la pénurie de pharmaciens d’établissements de santé (entrevue réalisée en collaboration avec la Directrice générale);
  • 20 novembre : Entrevue radio (SRC-Rouyn-Noranda), concernant la pénurie de pharmaciens d’établissements de santé et leur rôle;
  • 24 novembre : Entrevue Le Reflet, concernant la pénurie de pharmaciens d’établissements de santé et leur rôle;
  • 1er décembre : Entrevue télévision (SRC-Réseau), concernant l’aide médicale à mourir.

Rapport de la directrice générale

En plus des rencontres auxquelles elle a participé avec le président, la directrice générale a participé à une Table ronde dans le cadre du Colloque étudiant sur l’avenir de la pharmacie, à Montréal.

La directrice générale a passé en revue différents éléments du tableau de bord et apporte les précisions suivantes :
Pour le volet des relations de travail :

  • Une proposition d’entente cadre de groupe sur la mobilité de la main-d’œuvre a été transmise au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). Cette proposition vise à permettre une certaine mobilité de la main-d’œuvre dans une autre installation sur une base volontaire, sans que le pharmacien ait à renoncer à son lieu d’exercice principal. ;

Pour le volet professionnel :

  • Lors de la Journée de formation continue, Pharmaciens en première ligne, le 23 octobre 2015 à Québec, 61 participants se sont inscrits;
  • Lors des Journées de formation continue, Mise à jour en oncologie, qui ont eu lieu à Trois-Rivières les 16 et 17 novembre 2015, 81 participants étaient inscrits pour la première journée et 76 participants pour la deuxième;
  • Lors de la Soirée de formation et développement, Prise en charge du patient nouvellement hémodialysé, le 26 novembre 2015, 28 participants étaient présents à Montréal et 92 ont assisté à la formation en ligne;
  • Tous les regroupements de pharmaciens experts (RPE) étaient représentés lors du comité de coordination organisé par l’A.P.E.S., le 26 novembre 2015, à l’exception des RPE d’infectiologie et de psychiatrie;
  • Les travaux du groupe de travail sur les préparations magistrales non stériles (GTPNS) sont suspendus compte tenu que ce dossier n’est pas jugé prioritaire à ce moment-ci ;
  • Le Guide en oncologie est actuellement en consultation.

Conseil d’administration

Politique de remboursement des dépenses de fonction et des jetons


La Politique de remboursement des dépenses de fonction et des jetons de présence a été adoptée par le conseil d’administration après avoir été révisée par les responsables des comités à la permanence, puis présentée au comité de gouvernance et d’éthique et, enfin, au comité d’audit.

À l’exception du président à qui un montant forfaitaire annuel est versé, les réclamations des vacations se font sur une base horaire, selon le nombre d’heures réellement travaillées pour le compte de l’A.P.E.S. Il devenait nécessaire d’ajuster le taux horaire et les vacations, ces montants n’ayant pas été révisés depuis quelques années. Le taux horaire est passé de 60 $/heure à 70 $/heure, ce qui a entraîné un ajustement du montant maximal de vacation versé aux officiers de l’A.P.E.S., soit le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier ainsi qu’au président du comité de négociation et de relations professionnelles.

Une nouvelle vacation pour les administrateurs avec des mandats particuliers a également été prévue pour leur permettre, lors de représentations pour le compte de l’A.P.E.S., d’obtenir une compensation. Une analyse des activités réalisées dans les années précédentes a permis d’estimer à 1 400 $ le montant maximum pour cette vacation.

Une mention a également été incluse à l’effet que l’A.P.E.S. ne traitera plus les réclamations incomplètes. Les réclamations doivent obligatoirement être accompagnées d’une carte Google pour les trajets réclamés et des reçus correspondant aux demandes de remboursement.

Honoraires versés aux conférenciers

Le conseil d’administration a adopté une demande du comité de formation continue de hausser les honoraires versés aux conférenciers. Le comité de formation continue rencontre certaines difficultés pour recruter des conférenciers experts dans certains champs d’activités. D’une part, les conférenciers experts sont très sollicités et, d’autre part, les honoraires qui leur sont versés n’ont pas été révisés depuis longtemps. Après avoir étudié plusieurs options, le comité de formation continue a recommandé de réviser à la hausse la rémunération des conférenciers à compter du mois de janvier 2016. Cette révision permettra de rendre justice au temps que ces derniers consacrent à la préparation de leur conférence et de maintenir la qualité des conférences offertes par l’A.P.E.S.

Comités du conseil d’administration

Comité de planification stratégique

M. Serge Beauchamp, président du comité de planification stratégique, présente un rapport de la réunion du comité qui s’est tenue le 17 novembre dernier. Les travaux ont essentiellement porté sur la planification stratégique.

Le comité a pris connaissance et analysé les résultats du sondage effectué auprès des membres de l’A.P.E.S. du 9 au 16 novembre 2015. La consultation visait à valider le travail effectué par le comité en vue de déterminer le degré d’adhésion des membres au plan stratégique 2016-2019. Elle portait sur les enjeux, les sous-enjeux ainsi que sur les objectifs spécifiques identifiés par le comité. Les résultats corroborent les choix faits et la plupart des commentaires émis sont positifs et ils font ressortir que l’A.P.E.S. est plus en adéquation avec ses membres que lors de l’élaboration du précédent plan stratégique. Les trois enjeux identifiés reçoivent l’adhésion des membres.

Les administrateurs ont adopté la version finale du plan stratégique 2016-2019 que M. Marc Hyndman et Mme Chantal Friset, de la firme RCGT, ont été invités à présenter. M. Hyndman a rappelé que dans le cadre de son mandat, la mission et la vision de l’A.P.E.S. n’ont pas été modifiées et que les administrateurs ont pu se prononcer à chaque étape du processus. Les orientations et les objectifs stratégiques ainsi que les indicateurs et les cibles pour chacun des enjeux prioritaires ont été présentés. M. Hyndman a également proposé un outil qui permettra aux administrateurs d’effectuer un suivi des orientations et des objectifs à un niveau stratégique.

Comité de gouvernance et d’éthique

Le président, M. François Paradis, présente un rapport de la réunion du comité de gouvernance et d’éthique qui s’est tenue le 18 novembre 2015.

Parmi ses travaux, le comité a pris connaissance des vérifications effectuées auprès des groupes d’achats concernant les offres de commandite et a conclu qu’elles étaient satisfaisantes. Le comité a également évalué les nouvelles offres de commandite.

Il a également procédé à l’analyse de la composition du conseil d’administration pour l’année 2016 et a pris note que deux postes seront à pourvoir en 2016, soit un poste d’administrateur membre actif et un poste d’administrateur externe. Afin de respecter les lignes directrices, le profil du candidat recherché pour le poste d’administrateur membre actif de l’A.P.E.S., est celui d’un pharmacien provenant d’un CISSS ou d’un CIUSSS, urbain ou semi-urbain. Le candidat pourrait être un gestionnaire ou un clinicien, un homme ou une femme. Une définition du rôle de l’administrateur membre actif a été élaborée pour clarifier le rôle attendu d’un administrateur. Pour le poste d’administrateur externe, tel qu’entendu pour le recrutement d’administrateurs externes, leur profil doit correspondre à une expertise particulière selon les besoins de l’A.P.E.S. Le comité a donc convenu de rechercher un administrateur provenant d’un établissement de santé de taille importante, ayant un profil de haute gestion dans le réseau de la santé et des services sociaux.

Enfin, le comité de gouvernance et d’éthique a étudié la demande d’élaboration d’un plan stratégique pour la revue Pharmactuel et a convenu qu’il n’était pas utile d’élaborer un tel plan. Une rencontre avec le comité de rédaction du Pharmactuel sera organisée pour discuter des solutions et déterminer si une analyse plus approfondie est nécessaire.

Comité d’audit

La secrétaire-trésorière, Mme Diem Vo, présente le rapport du comité d’audit qui s’est tenue le 2 décembre 2015.

Le comité a effectué les suivis de la dernière réunion et reçu le certificat de conformité de la directrice générale qui confirme que les retenues et les paiements statutaires ont été faits pour la période visée. Le comité a également revu le bilan et l’état des résultats ainsi que la liste des nouveaux membres admis entre le 1er octobre et le 25 novembre 2015.

Les membres ont également traité les dossiers suivants :

  • Évalué une demande du comité de formation continue pour réviser à la hausse les honoraires des conférenciers experts;
  • Évalué les coûts pour la mise en œuvre du plan stratégique 2016-2019;
  • Analysé un projet de budget 2016 dont la version finale devrait être déposée au mois de février. Le budget est équilibré tout en intégrant les dépenses récurrentes du plan stratégique, les hausses des honoraires des conférenciers de même que les ajustements découlant de la Politique de remboursement des frais de fonction et des jetons de présence.

Enfin, le comité a rencontré M. François Hébert, associé principal de François Hébert Inc., pour bien comprendre la scission de l’entité Hébert Poudrette Inc. en deux entités et revoir le mandat d’audit qui lui est confié. Cette rencontre fut satisfaisante et le comité entend la répéter annuellement.

Comité d’évaluation de la directrice générale

Le président, M. François Paradis, mentionne qu’il y a deux ans, l’A.P.E.S. a formalisé le processus d’évaluation de la directrice générale. Il rappelle que deux rencontres par année sont prévues. La première a lieu au mois de décembre et permet au comité de remplir la grille d’évaluation. Une grille d’auto-évaluation est également transmise à la directrice générale qui la retourne au comité. Le président mentionne que cette année, l’un des membres du comité rencontrera les employés de la permanence. La seconde rencontre du comité a lieu au début de l’année et permet de rencontrer la directrice générale pour fixer les objectifs pour l’année en cours.

Comité de gestion des risques

Mme Alice Bourgeois, présidente du comité de gestion des risques, présente le rapport de la réunion qui a eu lieu le 10 décembre 2015.

Elle mentionne que le principal point à l’ordre du jour était l’identification d’éventuels risques en lien avec la planification stratégique. Le comité a donc procédé à l’évaluation des risques et en a identifié trois directement liés à la planification stratégique. Ces trois risques sont considérés comme étant des risques d’affaires.

Mme Bourgeois mentionne qu’au mois de février, une liste des risques identifiés sera déposée au conseil d’administration. Puis le plan d’action des risques sera soumis pour discussion et adoption à la retraite annuelle.

Négociation et relations de travail

Comité de négociation

La présidente du comité de négociation, Mme Rachel Rouleau, mentionne que tel que suggéré lors de la retraite annuelle, une rencontre du comité de négociation a eu lieu à l’automne pour faire un retour sur la précédente négociation.

Le comité a convenu de se réunir à nouveau une fois que les négociations des autres centrales syndicales seront terminées, car il faudra revoir les textes des « clauses réseau » pour les intégrer à l’entente de l’A.P.E.S.

Comité de l’Entente

Comité paritaire sur la structure de gestion des départements de pharmacie

L’A.P.E.S. est maintenant en mesure de former les comités de l’entente. La formation du comité sur la structure de gestion est le plus impératif compte tenu des délais associés aux travaux de ce comité. Une lettre a été transmise à cet effet à Me Myriam Grantham-Paulin, officiellement mandatée par le MSSS en remplacement de Me Jean-Michel Ross, comme porte-parole. L’A.P.E.S. y recommandait d’augmenter à quatre le nombre de représentants pour chacune des parties, ce que le MSSS a accepté.

Le nombre limité de personnes pouvant participer aux travaux de ce comité de l’entente oblige l’A.P.E.S. à nommer les représentants en tentant de couvrir la plus grande diversité possible. Toutefois, il sera possible de faire le pont entre les discussions à ce comité et le comité interne à l’A.P.E.S. composé d’un plus grand nombre de membres.

Le conseil d’administration a donc procédé à la nomination des personnes suivantes :

  • Mme Marie-Claude Racine, chef du département de pharmacie, CHU de Québec-Université Laval;
  • M. Dave Charlton, chef du département de pharmacie, CISSS de la Côte-Nord;
  • Mme Linda Vaillant, directrice générale de l’A.P.E.S.;
  • Me Pierre Grenier, procureur de l’A.P.E.S.

Contrat d’assurance avec SSQ Groupe financier
Le comité d’assurance a été mandaté par le conseil d’administration pour procéder à un appel d’offres privé auprès de SSQ Groupe financier. L’enjeu principal était d’obtenir une diminution des frais d’administration, non compétitifs par rapport aux autres assureurs, et de s’assurer d’une tarification concurrentielle.

Après négociation, le comité a obtenu que SSQ Groupe financier accepte une diminution des frais d’administration pour le règlement des prestations pour le régime de base d’assurance médicaments de 5 % à 4,5 % des prestations engagées et de 5,25 % à 4,85 % pour l’assurance maladie complémentaire et l’assurance frais dentaires ainsi qu’une réduction additionnelle de 0,5 % des primes. SSQ Groupe financier a également consenti à une augmentation globale de la tarification de 1,3 % pour 2016-2017 et de 2,5 % pour 2017-2018. L’augmentation annuelle habituelle se situe en moyenne à 8 %. En contrepartie de  cette diminution de la tarification, le comité a proposé que l’A.P.E.S. assume le risque associé à la couverture d’assurance-voyage jusqu’à concurrence de 25 000 $ par assuré. Ce risque, habituellement assumé par l’assureur, est minime. Finalement, SSQ Groupe financier a renoncé à exiger des frais de campagne publicitaire en sus des frais d’administration générale. En contrepartie de quoi, l’A.P.E.S. s’est engagé à soutenir l’assureur dans une campagne publicitaire électronique uniquement.

Le conseil d’administration a approuvé la recommandation du comité d’assurance.

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