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Réunion du conseil d'administration du 18 mars 2016

Publié le 18 mars 2016 par Lyne St-Hilaire, attachée de direction

Rapport du président

Le président présente les activités auxquelles il a participé en compagnie de la directrice générale :

• Le 23 février, à la demande de l’A.P.E.S., une rencontre a eu lieu avec le sous-ministre adjoint à la Direction générale de la planification, de la performance et de la qualité, M. Luc Castonguay. Ce dernier était accompagné de M. Dominic Bélanger, Directeur par intérim des affaires pharmaceutiques et du médicament. L’A.P.E.S. souhaitait faire part de son incompréhension par rapport à l’absence de consultation sur les orientations ministérielles en pharmacie. À titre de groupe particulièrement touché par ces orientations, l’A.P.E.S. souhaite être consultée;
• Le 25 février, l’A.P.E.S. a été invitée à présenter un mémoire à la Commission parlementaire sur le projet de loi 81, Loi visant à réduire le coût de certains médicaments couverts par le régime général d’assurance médicaments en permettant le recours à une procédure d’appel d’offres. L’A.P.E.S. y a fait ressortir l’expérience de 40 ans des pharmaciens en établissement de santé avec les appels d’offres ainsi que les avantages et les inconvénients;
• Le 4 mars, à la suite de l’audition en Commission parlementaire, une rencontre a eu lieu avec le ministre de la Santé et des Services sociaux, M. Gaétan Barrette. Ce dernier était accompagné de son chef de cabinet, M. Daniel Desharnais et de son attachée politique, Mme Isabelle Lemieux qui participait à cette rencontre par téléphone. L’A.P.E.S. a préparé  une série de points à aborder, divisée en deux parties. La première partie comprenait toutes les questions touchant les orientations ministérielles, la maîtrise en pharmacothérapie avancée, les assistants techniques en pharmacie (ATP) et les postes vacants. Pour la deuxième partie, l’A.P.E.S. a partagé ses inquiétudes par rapport à la cogestion qui s’installe dans les départements de pharmacie et a soulevé le fait que deux départements de pharmacie se trouvent sous la direction des services multidisciplinaires plutôt que sous la direction des services professionnels. Une lettre a été adressée au ministre résumant la compréhension que l’A.P.E.S. avait eu de la rencontre;
• Le 14 mars, le MSSS a organisé une visioconférence, sur l’usage optimal des IPP à laquelle participaient les fédérations médicales et les organisations de pharmacie, en plus de l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (INESSS). Ce projet concerne essentiellement les pharmaciens communautaires. Le MSSS voulait expliquer la transition vers des ordonnances d’IPP qui ne seront remboursées que pour une période maximale de 12 semaines;
• Le 16 mars a eu lieu une rencontre avec les représentants de Médicaments novateurs Canada. Ils souhaitaient particulièrement sensibiliser l’A.P.E.S. au fait que les appels d’offres ne devraient pas concerner les médicaments novateurs. Ils ont également demandé que les avis de l’INESSS soient publiés un peu plus près de la date d’homologation de Santé Canada.

Le président s’est également entretenu avec les personnes suivantes :

• Le 5 février, un entretien téléphonique avec Dr Diane Francoeur de la Fédération des médecins spécialistes du Québec (FMSQ);
• Le 16 février, un entretien téléphonique avec Dr Louis Godin de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ) et un autre avec M. Michel Nadeau de l’Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques (IGOPP).

Rapport de la directrice générale

En plus des rencontres auxquelles elle a participé avec le président, la directrice générale a participé aux activités suivantes :

• Le 8 février, un entretien téléphonique avec M. Grantham-Paulin, concernant les ententes particulières de mobilité de la main-d’œuvre et l’accès aux formations Web financées par le comité de formation et développement;
• Le 10 février, une rencontre avec les employés concernés par les normes graphiques de l’A.P.E.S. a eu lieu. L’A.P.E.S. travaille à l’élaboration d’une norme graphique pour les différents outils qu’elle produit. Cette norme ne sera appliquée qu’aux nouveaux documents produits. Le rapport d’activités sera le premier document sur lequel elles s’appliqueront;
• Le 12 février, une conférence téléphonique avec M. Caron et J-F. Bussières, concernant le projet de loi 81, Loi visant à réduire le coût de certains médicaments couverts par le régime général d’assurance médicaments en permettant le recours à une procédure d’appel d’offres;
• Le 15 février, un entretien téléphonique avec P. Boudreault, concernant le projet de loi 81, Loi visant à réduire le coût de certains médicaments couverts par le régime général d’assurance médicaments en permettant le recours à une procédure d’appel d’offres;
• Le 16 février, une conférence téléphonique avec l’Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ) et l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP), concernant une problématique de prise en charge des clientèles des GMF et des établissements de santé par les pharmacies privées. Le problème a finalement pu être résolu. À l’issue de cette rencontre, il a été convenu que l’A.P.E.S. transmettrait un message aux chefs de département de pharmacie des établissements de santé leur demandant d'informer l’A.P.E.S. s’ils avaient connaissance de situations difficiles de transferts de clientèles. Dès lors, l’A.P.E.S. pourra aviser l'AQPP de cette situation afin de prévenir le dépôt de plaintes formelles auprès de l’OPQ;
• Le 17 février, une visioconférence avec les membres A.P.E.S. du comité paritaire sur la structure de gestion des départements de pharmacie;
• Le 19 février, réunion du comité paritaire sur la structure de gestion des départements de pharmacie, à Québec;
• Les 24 février et 16 mars des rencontres ont eu lieu pour démarrer deux des projets liés au plan stratégique;
• Le 24 février a eu lieu une rencontre avec M. Claude Paré et Mme Anne Bouchard afin de discuter des modalités pour la coordination de la 5e édition du Guide pratique des soins palliatifs puis, a eu lieu la Soirée de formation Loi 41, où le Guide d'exercice pour les pharmaciens en établissement de santé du Québec a été présenté;
• 26 février, une entrevue avec Eric Whittom, journaliste à Profession Santé;
• 7 mars, un cours à l’Université Laval (PHA-2082), suivi d’une réunion du comité paritaire sur la structure de gestion des départements de pharmacie, à Québec.

La directrice générale a passé en revue différents éléments du tableau de bord et apporte les précisions suivantes :

Volet relations de travail

• Après avoir été informée par le MSSS que la question de la mobilité de la main-d’œuvre relevait des structures locales, l’A.P.E.S. a fait une communication à ses membres sur le blogue et dans la chronique Entendons-nous sur les risques encourus en l’absence d’entente individuelle. Après vérification auprès de chacun des chefs de département de pharmacie, seulement trois ententes individuelles ont été signées pour des pharmaciens. Il est à noter toutefois que les affichages pour les nouveaux postes sont bien faits et que les membres ont le réflexe d’appeler les conseillères juridiques de l’A.P.E.S.

Volet professionnel

• La soirée de formation et de développement, Loi 41 - Guide d'exercice pour les pharmaciens en établissement de santé du Québec, a eu lieu le 24 février 2016. 22 participants étaient présents sur place à Montréal et 168 étaient présents sur le Web;
• La journée d’infectiologie, transformée en journée de formation et de développement, a eu lieu le 19 février 2016 et a attiré 122 participants.

Volet opérationnel

Depuis l’implantation du nouveau site Web, beaucoup de corrections sont nécessaires. L’A.P.E.S. travaille actuellement à l’élaboration d’un outil de fusion des établissements de santé dans Fidelio afin d’intégrer les membres d’un même département sous l’égide du même établissement.

conseil d'administration

Guide de soins et services pharmaceutiques en oncologie

Une version préliminaire du Guide de soins et services pharmaceutiques en oncologie est présenté aux administrateurs pour adoption.
Il a été produit en collaboration avec la Direction générale de cancérologie (DGC) et l’OPQ. Ce guide a été en grande partie rédigé par Mme Nathalie Marceau, conseillère professionnelle à l’A.P.E.S., en collaboration avec un groupe de pharmaciens d’oncologie, membres du Comité national de l'évolution de la pratique des soins pharmaceutiques (CEPSP) ainsi qu’avec la Direction des services professionnels de l’OPQ.

Le Dr Jean Latreille, directeur général de la DGC, a déjà commenté le guide et le trouve pertinent. Il n’est cependant pas d’accord avec le lancement officiel prévu au programme du congrès de l’A.P.E.S., car ce guide doit passer à travers le processus de publication prévu par la DGC pour son adoption. Pour l’instant, le guide est en consultation à la Direction des affaires pharmaceutiques et du médicament. Par la suite, il sera transmis pour approbation au sous-ministre en titre, puis au ministre de la Santé et des Services sociaux.

La directrice générale mentionne que si le guide était entériné par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), sa portée serait plus grande. Elle précise que son contenu doit toutefois rester intégral et ne doit pas être amputé dans l’unique but d’obtenir le logo du MSSS. Si le guide est entériné par le MSSS, l’A.P.E.S. présentera alors les grandes lignes à son congrès et, s’il ne l’était pas, un avis de la DGC avec le logo de l’OPQ et celui de l’A.P.E.S., représenterait une bonne alternative.

L’A.P.E.S. devra s’assurer de transmettre aux chefs des départements de pharmacie des établissements de santé du Québec un message à l’effet  que le guide est un modèle prédictif pour développer des ratios propres à chaque établissement. Les chefs seront invités à prendre ce modèle et à l’adapter pour calculer leur propre ratio tenant compte de la spécificité de leur milieu.

Les administrateurs conviennent d’adopter le guide dans sa version préliminaire en mentionnant que c’est un document pertinent et que la section portant sur les effectifs a été très bien développée alors que si peu d’articles ont été publiés sur le sujet. Une motion de félicitations sera transmise à Mme Nathalie Marceau pour la qualité du guide produit. Les administrateurs souhaitent plus particulièrement souligner la rigueur et la qualité du travail effectué en tant que rédactrice principale de ce guide.

Diffusion d’offres d’emploi par l’A.P.E.S. (adoption)

Les restrictions budgétaires dans le réseau de la santé ont entraîné une remise en question des tarifs de l’A.P.E.S., jugés trop élevés. Afin de répondre aux récentes critiques émises par plusieurs établissements et de s’adapter au contexte relatif à l’utilisation récente des médias sociaux, l’A.P.E.S. a jugé opportun de revoir la procédure de diffusion d’offres d’emploi. Au cours de cette révision, il est apparu nécessaire de mieux encadrer la diffusion des offres d’emploi et d’en uniformiser l’application, ce qui a mené à la rédaction d’une procédure.

Une comparaison des tarifs établis par l’A.P.E.S. avec ceux des autres groupes a été faite, entre autres, avec les tarifs appliqués par l’OPQ. Cette comparaison a permis de constater que les tarifs de l’A.P.E.S. étaient beaucoup plus élevés que ceux des autres groupes. Quoique l’A.P.E.S. souhaite arrimer ses tarifs avec ceux de l’OPQ, la grille tarifaire proposée est légèrement supérieure étant donné la plus grande visibilité offerte par l’A.P.E.S. sur les réseaux sociaux. L’A.P.E.S. propose également de maintenir une tarification différente pour les établissements de santé et pour les autres groupes, ce qui représente une différence de prix d’environ 50 % de plus pour les non-membres.

La possibilité d’élargir la grille tarifaire à d’autres catégories que celles présentées afin d’y inclure les emplois pour étudiants en pharmacie est suggéré. Il est convenu que les délégués aux affaires étudiantes de l’Université de Montréal et de l’Université Laval pourraient évaluer la pertinence et le besoin de considérer la gratuité des offres d’emploi comme un vecteur intéressant pour les étudiants.

Les administrateurs conviennent d’adopter la politique.

Comités du conseil d'administration

Comité d’audit

La secrétaire-trésorière, Mme Diem Vo, présente le rapport du comité d’audit qui s’est tenue le 17 mars 2016.

Outre la réception du certificat de conformité de la directrice générale qui confirme que les retenues et les paiements statutaires ont été faits pour la période visée et la validation de la liste des nouveaux membres admis entre le 26 novembre 2015 et le 8 mars 2016, le comité a traité des dossiers suivants :

• Revu les données financières comptables de l’A.P.E.S. pour novembre et décembre 2015. Le bilan et l’état des résultats sont conformes aux états financiers audités;
• Revu les résultats des activités pharmaceutiques et du Pharmactuel pour toute l’année 2015. Dans l’ensemble, les activités de formation s’autofinancent. Le colloque en gestion génère un plus grand surplus que le congrès. Quant au Pharmactuel, l’année se termine avec un déficit plus grand que prévu;
• Accueilli les auditeurs qui venaient, pour la première fois, en personne, présenter le projet d’états financiers 2015 de l’A.P.E.S. Ce fut l’occasion d’échanger et de clarifier avec eux certains points;
• Accueilli le courtier à la Financière Banque Nationale, afin de revoir l’ensemble des fonds de l’A.P.E.S. ainsi que leur rendement.

Adoption des états financiers

M. Serge Beauchamp a été invité à présenter de façon générale les états financiers afin de faciliter leur lecture par les administrateurs. Il précise qu’il est important que tous comprennent, en tant qu’administrateurs, la portée de ce qui est indiqué aux états financiers avant de prendre une décision. Il présente le sommaire des états financiers, composé des six volets : rapport de l’auditeur, résultats, évolution des actifs nets, bilan, flux de trésorerie et notes complémentaires.

Par la suite, la secrétaire-trésorière passe en revue les états financiers 2015 de l’A.P.E.S., audités par le Groupe Hébert Crispo. Elle mentionne que parmi leurs commentaires, les auditeurs ont déclaré avoir reçu une excellente collaboration de la part de la direction de l’A.P.E.S. Ils ont souligné qu’aucune difficulté particulière n’a été rencontrée, aucune lacune quant aux contrôles internes n’a été relevée et aucune opération inhabituelle n’a été observée. Ils ont ajouté que les principes comptables étaient bien respectés.

Les administrateurs recommandent à l’Assemblée générale annuelle des membres de l’A.P.E.S. d’adopter les états financiers de l’A.P.E.S. au 31 décembre 2015, audités par le Groupe Hébert Crispo.

Comité de gestion des risques

Mme Alice Bourgeois, présidente du comité de gestion des risques, présente un rapport verbal de la réunion qui a eu lieu le 15 mars 2016.
Elle souligne que le principal point à l’ordre du jour était l’élaboration de plans d’action pour les risques adoptés lors du dernier conseil d’administration, le 5 février 2016. Le comité a donc pris connaissance des plans d’action déposés par la directrice générale et a fait part de ses commentaires. La plupart des actions identifiées sont en lien avec des éléments déjà intégrés dans les différents plans opérationnels. Ces plans d’action seront déposés à la retraite annuelle pour adoption.

négociation et relations de travail

Les ententes de travail ont été conclues avec l’ensemble des syndicats. L’A.P.E.S. peut donc s’attendre à recevoir les textes dans les prochains mois. Il faudra alors réunir le comité de négociation pour effectuer les ajustements nécessaires aux textes de l’entente de travail signée par l’A.P.E.S. Les travaux devraient se terminer à l’automne.

Comités de l'entente

Comité paritaire sur la structure de gestion des départements de pharmacie

Le comité sur la structure de gestion s’est réuni à deux reprises depuis la dernière réunion du conseil d’administration, soit le 19 février et le 7 mars 2016.

Étant donné le peu d’avancement dans les travaux du comité et la mise en place de structures de cogestion dans les hôpitaux, des rencontres ont été sollicitées avec le sous-ministre adjoint à la Direction générale du personnel réseau et ministériel et avec le sous-ministre adjoint à la Direction générale de la planification, de la performance et de la qualité.

Le sous-ministre adjoint à la Direction générale du personnel réseau et ministériel a refusé la rencontre et a adressé une lettre à l’A.P.E.S. dans laquelle il rappelait l'importance d’accorder au comité sur la structure de gestion la latitude nécessaire pour échanger et alimenter la réflexion. En réponse, l’A.P.E.S. lui a fait part de son étonnement concernant ces considérations quelque peu dissonantes, car on constate que des établissements mettent déjà en place une structure de cogestion. L’A.P.E.S. l’a également invité à rappeler aux établissements de santé l’existence du comité dont les travaux visent la formulation de recommandations quant à une structure de gestion des départements de pharmacie. Il semble que le sous-ministre adjoint ait acquiescé à la demande de l’A.P.E.S. puisqu’un courriel a été transmis aux établissements les informant des travaux du comité sur la structure de gestion.

Le 19 février 2016, l’A.P.E.S. a d’abord présenté des organigrammes types de trois établissements pour bien montrer ce qui est en train de se mettre en place et a déposé des titres d’emploi sommaires ainsi qu’une liste des défis rencontrés dans le cadre des fusions. Puis, l’A.P.E.S. a présenté les pratiques dans un établissement en région éloignée et ensuite la gouvernance d’un plus gros département de pharmacie. Ces deux présentations ont permis de dresser un portrait assez précis de la situation dans les départements de pharmacie et corroboraient ce que l’A.P.E.S. avait déjà dit.

Le 7 mars 2016, les représentants du MSSS ont présenté les faits saillants soumis par l’A.P.E.S. à la précédente rencontre. Ils souhaitaient que l’A.P.E.S. dépose des grands principes directeurs. Ils ont clairement fait comprendre que le but du comité est l’optimisation et qu’il ne faudrait pas créer trop de nouveaux titres d’emploi.

autres dossiers

Prix d’excellence A.P.E.S.

La liste des lauréats est déposée pour information :

• M. Luc Bergeron (CHU de Québec-UL) – Prix Roger Leblanc, prix de reconnaissance de l'ensemble de la pratique;
• Mme Annick Dufour (CISSS de Montérégie-Centre) - Prix d'excellence en pratique spécialisée;
• Mme Isabelle Goyer (CHU Sainte-Justine) - Prix d'excellence pour la relève;
• Mme Audrey Vachon (IUCPQ) - Prix France-Boulet;
• Mme Amélie St-Arnaud (IUCPQ) - Prix Pierre-Paul Leblanc.
• Mme Sarah Asselin-Frigon (CIUSSS de l’Estrie-CHUS) - Prix Julien Braun

La directrice générale souligne que cette année, un bon nombre de candidatures a été reçu :

• Prix Roger Leblanc : 5;
• Prix d’excellence en pratique spécialisée : 6;
• Prix d’excellence pour la Relève : 9.

Colloque étudiant 2016

Le Colloque étudiant 2016 aura lieu le 24 septembre prochain. Les thèmes des conférences resteront les mêmes, sauf les présentations sur la pénurie de pharmaciens et sur les bouleversements du réseau, qui seront remplacées par une conférence sur les critères d’admission à la maîtrise. Certaines personnes seront ciblées pour venir répondre aux questions des étudiants.