Rôle et devoirs d'un administrateur au conseil d'administration de l'A.P.E.S.

Le rôle d'administrateur au sein d'un CA est gratifiant et valorisé

S’investir au sein du Conseil d’administration (CA) représente une excellente occasion de contribuer au développement de l’Association et d’acquérir de nouvelles compétences ou encore, de mettre à profit une expertise particulière.

L’Association est administrée par un conseil composé de 9 à 13 administrateurs désignés par l’Assemblée générale, sur recommandation du conseil d’administration (CA). Le Conseil est composé à la fois d’administrateurs membres actifs de l’A.P.E.S. et d’administrateurs membres externes, ainsi que de la directrice générale. Le mandat d’un administrateur est d’une durée de trois ans, renouvelable au plus deux fois, pour un maximum de neuf années.

La gouvernance de l’Association est ainsi assurée à la fois par des administrateurs et par la direction générale. Il est important de bien comprendre la complémentarité des rôles en vue d’assurer une gouvernance efficace. Les administrateurs y jouent un rôle fondamental à l’égard de la mission, des valeurs de l’organisation, de la stratégie, des politiques, de la conformité des pratiques, etc. Le CA veille ainsi aux intérêts des membres de l’organisation. De son côté, la direction générale se charge d’appliquer les stratégies et de gérer les activités de l’Association afin de créer de la valeur et d’assurer que l’organisation soit performante.

Les devoirs de l'administrateur

Le rôle d’administrateur comporte un certain nombre de devoirs. En siégeant au sein du CA de l’A.P.E.S., l’administrateur s’engage à faire preuve d’intégrité, de responsabilité et d’imputabilité. Il s’engage également à préparer ses dossiers et être présent aux rencontres. De plus, parmi ses responsabilités, l’administrateur s’engage à respecter le Code d’éthique des administrateurs, adopté par le CA, pour ne pas se placer en situation de conflit ou d’apparence de conflit d’intérêts.

Plus concrètement, être administrateur à l’A.P.E.S., c’est :

• se préparer et assister à au moins 4 rencontres régulières du CA, habituellement en février, avril, octobre et décembre. Elles se tiennent en présence à Montréal, le vendredi et sont d’une durée d’environ 5 heures;
• se préparer et assister à la retraite annuelle, habituellement à la fin du mois de mai. La retraite se tient en présence à l’extérieur de Montréal et dure trois jours; 
• assister au Grand Forum, d’une durée de deux jours, habituellement vers la fin du mois de mars;
• assister à l’Assemblée générale annuelle des membres qui a lieu au mois de mai;
• participer activement aux travaux d’au moins un, ou plus selon le choix, des comités du conseil d’administration. Il y a environ 2 à 6 réunions par année, selon le comité. Les rencontres peuvent être virtuelles ou en présence selon la durée des réunions. Des balises ont été adoptées sur la tenue des rencontres, elles sont disponibles en cliquant ici.

La préparation des rencontres du conseil d’administration nécessite un temps de lecture des documents déposés, entre 4 à 6 heures par rencontre. Les documents sont déposés 7 jours avant la date des rencontres.

Des vacations et des remboursements de frais sont prévus à la politique sur le remboursement des dépenses de fonction et des jetons de présence disponible en cliquant ici. Selon leur lieu de résidence, les administrateurs sont hébergés lors des séances exigeant leur présence. Les réservations se font par l’A.P.E.S. Dans ce cas, les administrateurs défraient leurs coûts d’hébergement et sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.