Gouvernance
La gouvernance établit les structures, les processus et les principes qui orientent les actions et les décisions de l’A.P.E.S. Mis en place de manière rigoureuse, ces principes assurent une réponse adéquate aux besoins des membres.
Cette page vise à fournir un portrait détaillé de notre historique en matière de gouvernance et des éléments qui ont évolué au fil du temps. Elle met également en lumière les différents mécanismes garantissant que nos membres soient entendus et adéquatement représentés dans la réalisation de notre mission.
Qu'est-ce que la gouvernance de l'A.P.E.S.?
Cette section présente les principes et mécanismes qui encadrent la gouvernance de l'A.P.E.S. L'Association assure une gestion éthique, transparente et représentative grâce à son conseil d'administration (CA) et à son comité de gouvernance et d'éthique. Elle veille ainsi à répondre aux besoins de ses membres et aux réalités du réseau de la santé.
La gouvernance de l'Association des pharmaciens des établissements de santé du Québec (A.P.E.S.) fait référence à l'ensemble des processus, structures et pratiques en place pour garantir une gestion efficace, efficiente, transparente et éthique de l'organisation. Elle repose sur un CA composé de neuf à treize administrateurs, désignés par l'Assemblée générale des membres, et répartis en trois catégories : membres actifs, administrateurs externes et la directrice générale.
Un comité de gouvernance et d'éthique s'assure du respect des règles de saine gouvernance et formule des recommandations au CA. Ce comité est chargé de recruter et de sélectionner des administrateurs, en veillant à maintenir un équilibre optimal de compétences et de diversité afin de refléter adéquatement l'étendue des caractérisques propres aux membres de l'A.P.E.S. Le processus de recrutement des administrateurs est encadré par des lignes directrices qui garantissent la transparence et l'équité, en fonction des besoins évolutifs de l'organisation et du réseau de la santé.
En résumé, la gouvernance de l'A.P.E.S. vise à assurer la direction stratégique et la surveillance des activités de l'Association, en se dotant d'un CA compétent et représentatif, conformément aux valeurs de l'organisation.
Contexte de la représentation au CA et considérations actuelles
La refonte de la gouvernance réalisée vers la fin des années 2000 a visé la représentativité des membres de manière à refléter les différents milieux de pratique et les différentes catégories d'emploi, en ajoutant des administrateurs externes pour aller chercher des compétences généralement non détenues par les administrateurs pharmaciens. L'A.P.E.S. est donc passée d'un CA uniquement basé sur la représentation régionale à un CA performant, compétent et qui respecte une diversité de pratiques rencontrées au sein des membres de l'A.P.E.S.
Les enjeux abordés par le CA sont dès lors devenus des éléments d'orientation stratégique préférentiellement que des aspects opérationnels qui doivent plutôt être exécutés par la direction générale.
Rappelons qu'en matière de saine gouvernance, chacun des administrateurs agit en son nom propre et non comme délégué ou représentant d'un ensemble d'individus. Par exemple, un administrateur peut pratiquer en milieu universitaire et apporter ce point de vue particulier autour de la table. Toutefois, il ne représente pas son établissement, ni les membres de son département. En outre, ses propos doivent tenir compte de la mission globale de l'Association et ne pas viser à faire des gains pour le milieu duquel il est issu.
Composition du CA et profil des administrateurs
Sélection des membres actifs
Le comité de gouvernance et d’éthique (CGE) gère le recrutement et la sélection des administrateurs membres actifs. Lorsqu'un poste se libère ou qu'un nouvel administrateur est requis, un appel de candidatures est lancé. Si un poste devient vacant en cours de mandat, le CGE peut faire appel à une banque de candidats précédemment constituée.
Processus de sélection :
- Évaluation des candidatures reçues et entrevues.
- Sélection selon les lignes directrices établies.
- Recommandation des candidatures retenues au CA sous forme de rapport incluant notamment des éléments tels que les postes à pourvoir, les critères de sélection et le nombre de candidatures évaluées.
- Désignation par l'Assemblée générale des membres.
Lignes directrices :
Le CGE s'efforce de refléter la diversité des établissements :
- 75 % des administrateurs proviennent des CISSS, CIUSSS et autres établissements;
- 25 % proviennent des CHU-Instituts, répartis entre l’Université de Montréal et l’Université Laval.
D'autres critères incluent :
- Présence d'un administrateur en soins de longue durée.
- Représentation de régions éloignées.
- Équilibre entre pharmaciens gestionnaires et cliniciens (40 %-60 %).
- Équilibre hommes-femmes (50 %-50 %).
- Inclusion d'au moins un membre issu de la diversité.
Sélection des administrateurs externes
Pour les postes d'administrateurs externes, des critères spécifiques sont définis et des candidats potentiels sont approchés, notamment dans des domaines requis comme les finances, la planification stratégique, la gouvernance, les ressources humaines et la communication.
Processus de sélection :
- Évaluation des propositions reçues et entrevues.
- Recommandation des candidatures retenues au CA.
- Désignation par l'Assemblée générale des membres.
Renouvellement du mandat d’un administrateur sortant
Avant de renouveler un mandat, le CGE évalue la contribution de l'administrateur au sein du CA. Il s'assure également de revoir le profil de cet administrateur en lien avec les lignes directrices en vue d'équilibrer la composition du CA. Le comité recommande au CA de retenir ou non la candidature de l’administrateur sortant pour la proposer, le cas échéant, à l'Assemblée générale des membres.
Consulter notre document Lignes directrices pour la sélection des administrateurs pour plus de détails.
Recommandations de l'IGOPP (2009)
L'A.P.E.S. a eu la chance de travailler la refonte de sa gouvernance avec des experts en la matière. L'Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques (IGOPP) a émis plusieurs recommandations dans son rapport de 2009 en vue d'améliorer le processus de nomination et la diversité au sein du CA de l'A.P.E.S.
Simplification du processus de nomination des administrateurs
- Simplifier et alléger le processus actuel de nomination des administrateurs « élus »:
- Suspendre le processus des collèges électoraux et le remplacer par un système de recrutement plus simple;
- Mettre en place un processus efficace de recrutement d’administrateurs;
- Encourager les candidatures pour les postes de représentation et mandater un comité (gouvernance ou nomination) pour recommander les administrateurs;
- Prévoir un processus de nomination par alternance.
- Recommander que le directeur général soit membre à part entière du CA, avec un droit de vote.
Encouragement de la diversité
- Introduire une disposition pour promouvoir la parité hommes-femmes, en visant soit une égalité, soit un minimum de 40 % de femmes au sein du CA, suivant les pratiques du gouvernement du Québec au sein de ses organismes publics.
Équilibre entre compétence, représentativité et indépendance
- Accroître la flexibilité du CA pour déterminer les compétences nécessaires.
- Modifier la représentation des administrateurs en mettant moins l'accent sur la région et davantage sur le type d'établissement. S'assurer que ces administrateurs proviennent de ces milieux sans toutefois en être les représentants.
- Inclure au moins trois administrateurs indépendants (non membres de l'A.P.E.S.), dont le profil de compétences est établi en fonction des besoins de l'organisation.
Évolution des structures de gouvernance de l'A.P.E.S.
Ce tableau retrace l'évolution des principales instances de gouvernance de l'A.P.E.S. Il met en lumière les changements reflétant les ajustements et transformations ayant façonné la structure dirigeante de l'Association.
Historique du dossier de gouvernance
À partir de 2007, l’A.P.E.S. a entrepris une série de réformes pour moderniser et renforcer sa gouvernance. En collaboration avec l’Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques (IGOPP), l’Association a révisé ses pratiques pour mieux répondre aux besoins de ses membres, assurer la transparence et améliorer la performance de son conseil d'administration (CA). Cette section retrace les étapes clés de cette évolution.
Historique du dossier de gouvernance
2005-2008 : Difficultés importantes de fonctionnement identifiées
On retrouve plusieurs postes vacants au CA, avec un manque de relève et des difficultés importantes à trouver un prochain président. Il y a des inquiétudes également face à la relève à la direction générale.
Le CA est très opérationnel, les rencontres longues et peu portées sur les enjeux stratégiques.
Les administrateurs sont engagés et croient en l'A.P.E.S., mais ils connaissent mal leur rôle fiduciaire, leurs responsabilités juridiques et les pouvoirs qui leur incombent.
Le CA est basé sur une représentation régionale avec élection par les membres des régions concernées. Donc la principale qualité d'un administrateur repose sur sa provenance géographique, ce qui reflète mal l'ensemble des caractéristiques propres aux membres de l'Association.
Il n'y a aucune élection depuis 1995 et peu d'intérêt des membres pour le CA de l'A.P.E.S.
2008 : Mandat pour la révision complète et modernisation
Au début de l'année 2008, un appel d'offres est lancé afin de trouver une firme pour accompagner l'A.P.E.S. dans la révision de sa gouvernance. Trois firmes sont rencontrées, puis le mandat est octroyé à l'IGOPP qui fait valoir rapidement le besoin d'évolution des pratiques de gouvernance, en mettant l’accent sur l’indépendance des administrateurs, la transparence et la qualité de l’information, la séparation des rôles de président et de chef de la direction, l’indépendance des vérificateurs, les responsabilités juridiques des administrateurs, et l’évaluation de la performance du CA et de la direction.
Le but de cette réforme est de permettre aux administrateurs de :
- Gérer de façon performante et orientée vers les résultats;
- Doter l'Association d'orientations stratégiques;
- Créer de la valeur pour l’Association.
En avril 2008, l’Assemblée générale des membres approuve une résolution pour une révision en profondeur de la gouvernance de l’A.P.E.S., mandatant le CA pour proposer les modifications nécessaires.
2009 : Recommandations de l’IGOPP
En mars 2009, l’IGOPP remet ses recommandations à l’A.P.E.S., incluant un plan d’action pour optimiser la composition du CA, abolir le comité exécutif, instaurer un comité de gouvernance et d’éthique et un comité d'audit (initialement nommé comité de vérification), définir les mandats des comités et revoir les Statuts et règlements de l'Association.
2010 : Renforcement des pratiques de gouvernance
Les mandats des comités opérationnels, les modalités de fonctionnement des réunions du CA et le programme d’accueil pour les nouveaux administrateurs sont élaborés. La Politique G-4. pour évaluer la performance du CA, est adoptée et les Statuts et règlements sont modifiés pour intégrer ces changements, puis adoptés en assemblée générale en avril 2010.
2011 : Éthique et ouverture
Un code d’éthique pour les administrateurs et le personnel est adopé et deux premiers membres externes se joignent au CA.
2012-2017 : Évaluation continue de la gouvernance
Des évaluations formelles sont mises en place pour le CA, des indicateurs de performance sont adoptés et l'autoévaluation du CA est instaurée en 2014. L’IGOPP propose neuf indicateurs pour évaluer le fonctionnement du CA en 2017.
Depuis : Suivi et autoévaluation
Le CA poursuit ses efforts d'amélioration continue en procédant aux autoévaluations pour garantir l’efficience de sa gouvernance et représenter adéquatement ses membres.
